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Insertar vídeo YouTube en Powerpoint

Esta entrada que publico hoy la contesté hace unos días en uno de los foros que visito habitualmente y la voy a compartir con todos vosotros que visitáis este blog por si os surge la necesidad o curiosidad en algún momento sobre cómo hacerlo. Concretando, os voy a explicar cómo insertar un vídeo de YouTube en una presentación de Powerpoint (explicación utilizando Microsoft Powerpoint 2007)

Insertar vídeo de YouTube en Powerpoint

Evitar bloqueo archivos adjuntos Outlook

Microsoft Outlook bloquea archivos adjuntos con las extensiones que podemos ver en la siguiente tabla de la página oficial de Microsoft Office.

Evitar bloqueo archivos adjuntos en Outlook

Una forma de poder enviar esos tipos de archivos sin que Microsoft Outlook los bloqueé es comprimirlos por medio de WinRAR, WinZip o programa similar que “camufle” estos archivos.

Convertir powerpoint a vídeo

Seguramente alguna vez os habrá surgido la necesidad de subir una presentación de powerpoint a una página web, blog, etc…

Hay varias formas de hacerlo, pero una de ellas es convertir la presentación de powerpoint a vídeo.

Para ello, como era de suponer, tenemos multitud de programas. En esta entrada del blog me centraré en el programa E.M. PowerPoint Video Converter que podéis descargar gratuitamente desde la página de Softonic.

Outlook: Marcar los mensajes

Además de organizar automáticamente los emails en carpetas, hay otra forma de diferenciarlos en función de la importancia que les queramos dar a cada mensaje.

Esto en Outlook lo podemos conseguir agregando a los mensajes marcas de colores.

Para ello, tan solo debemos hacer clic, con el botón derecho sobre el mensaje que queramos marcar y seleccionar la opción Seguimiento –> Marca (color).

Adaptación del Office 2003 al 2007

Guías interactivas Microsoft Office 2007

Como supongo que todavía habrá alguno al que le cueste utilizar la versión 2007 de Microsoft Office os daré unos enlaces de unas guías interactivas ofrecidas por Microsoft para que esta adaptación sea lo más cómoda posible.

La descarga de estas guías es totalmente gratuita y podéis descargarlas directamente desde la página de Microsoft.

Guía interactiva de Microsoft Office Word 2007
Guía interactiva de Microsoft Office Excel 2007
Guía interactiva de Microsoft Office Access 2007
Guía interactiva de Microsoft Office PowerPoint 2007

Dentro de las mismas páginas encontraréis los pasos para la instalación y utilización de las mismas.

Programar envío de emails con Outlook

Muchas veces podemos estar escribiendo un mensaje y querer enviarlo dentro de dos horas, dos días … o meses.

Para poder programar el envío de emails con Outlook, debemos acceder a las opciones del propio mensaje en el momento que lo estamos escribiendo.

Pondré un ejemplo para que quede un poco más claro.

Abrimos Outlook y creamos un mensaje nuevo accediendo a la opción del menú Archivo –> Nuevo –> Mensaje.

En la barra de herramientas del editor que se abre al pulsar esta opción, comprobaremos que existe el botón Opciones.

Programar envío de emails con Outlook

Al pulsar este botón nos aparecerá la ventana de Opciones para mensajes que ya utilizamos en una entrada anterior de este blog

Programar envío de emails con Outlook

En esta pantalla lo que debemos hacer es activar la casilla No entregar antes del, y rellenar los apartados para la fecha y hora.

Una vez que hayamos escrito estos datos, pulsaremos el botón Cerrar, que aparece en la parte inferior de la pantalla, y continuaremos escribiendo el mensaje.

Cuando lo hayamos terminado de escribir pulsaremos el botón Enviar.

El mensaje se quedará en la bandeja de salida hasta que se sobrepase la fecha y hora indicados en las opciones del mensaje.

Cabe destacar que para que el envío se realice correctamente el programa Outlook debe estar abierto en el ordenador. Si Outlook no está abierto, el envío del mensaje se realizará en el momento de abrir el programa.

Importar los datos de Outlook

Realizados los pasos necesarios para crear esa copia de seguridad de los datos que tenemos almacenados en el programa Microsoft Office Outlook tal y como quedó explicado en la entrada Exportar los datos de Outlook, hoy le toca el turno a la acción contraria, Importar los datos de Outlook, es decir, restaurar toda la información (mensajes, contactos, citas, etc…) que teníamos almacenada en el programa antes de realizar el formateo o cualquier otra acción.

En primer lugar abrimos el programa y accedemos a la opción del menú Archivo –> Importar y exportar.

Importar los datos de Outlook

En la ventana que nos aparece seleccionamos la opción Importar de otro programa o archivo y pulsamos el botón Siguiente.

A continuación, seleccionamos el formato del archivo, en este caso, Archivo de carpetas personales (*.pst)

Importar los datos de Outlook

Ya solo nos queda indicarle dónde tenemos guardado el archivo PST que contiene toda la información que teníamos almacenada anteriormente en Microsoft Office Outlook.

Importar los datos de Outlook

Con esto, nuestro Outlook quedará tal y como lo teníamos antes de realizar el formateo o acción que nos haya llevado a tener que pasar los datos.

Exportar los datos de Outlook

En alguna ocasión por unas o por otras razones necesitaremos almacenar los datos, es decir, mensajes, contactos, tareas, citas, etc… que tenemos en Microsoft Outlook bien porque lo vayamos a alojar en otro ordenador, porque vayamos a formatear el nuestro o bien porque simplemente queramos tener una copia de seguridad de nuestro correo.

Para esto lo que tenemos que hacer es exportar a un archivo PST los datos de Microsoft Office Outlook.

Para ello, abrimos dicho programa y accedemos a la opción del menú Archivo –> Importar y exportar.

Exportar los datos de OutlookEn la ventana que nos aparece al pulsar esta opción seleccionaremos Exportar a un archivo y pulsaremos el botón Siguiente.

Exportar los datos de Outlook

En la siguiente ventana, seleccionaremos el tipo de archivo que queremos crear que, en este caso, será Archivo de carpetas personales (*.pst). Seleccionada esta opción, pulsaremos el botón Siguiente para avanzar a una nueva pantalla.

Exportar los datos de Outlook

Como podemos ver en la imagen, en esta pantalla seleccionaremos los elementos de los que queremos realizar esta copia. Si queremos realizarlo de todos los elementos, es decir, mensajes de correo, contactos, fuentes RSS, etc… lo que haremos será seleccionar el elemento principal de la lista.
Además, en el caso de que tengamos creadas carpetas para organizar nuestro correo, será necesario también activar la casilla Incluir subcarpetas que podéis ver en la parte inferior de esta ventana.

Exportar los datos de Outlook

Para terminar, seleccionaremos la ubicación del archivo PST además de poder elegir si queremos que, en el caso de que se encuentre otro archivo PST, se creen datos duplicados, si no queremos que se creen o bien si queremos que sean reemplazados los datos duplicados por los que vamos a exportar.

Hecho esto, solo nos hace falta pulsar el botón Finalizar para terminar esta copia de nuestros datos de Microsoft Office Outlook.

La siguiente entrada del blog la dedicaré justo al paso siguiente, es decir, a Importar los datos de Outlook para recuperar toda la información que teníamos en el programa antes de realizar ese formateo.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

En esta nueva entrada os enseñaré cómo configurar la cuenta de Gmail en Microsoft Office Outlook 2003.

En primer lugar, accedemos al menú Herramientas –> Cuentas de correo electrónico.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

En la ventana que nos aparece seleccionamos la opción Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y pulsamos el botón Siguiente.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

La siguiente ventana es donde tendremos que seleccionar el tipo de servidor que utiliza las cuentas de Gmail. En este caso, seleccionaremos la opción POP3 y pulsaremos de nuevo el botón Siguiente.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

La última ventana es donde tendremos que realizar la configuración de la cuenta, es decir, dirección de correo, nombre de usuario, contraseña, servidores, etc…

A continuación os dejo los datos necesarios para el caso de Gmail.

  • Su nombre: es el nombre que queremos que aparezca al enviar nuestros mensajes de correo electrónico.
  • Dirección de correo electrónico: es el nombre de la dirección de nuestra cuenta de Gmail, por ejemplo deberíamos escribir, nombreusuario@gmail.com
  • Servidor de correo entrante (POP3): es la dirección del servidor de entrada de Gmail. Aquí tenemos que escribir pop.gmail.com
  • Servidor de correo saliente (SMTP): es la dirección del servidor de salida de Gmail. Este dato lo deberíamos rellenar con smtp.gmail.com
  • Nombre de usuario: debemos escribir de nuevo nuestra dirección de correo electrónico de Gmail, por ejemplo, nombreusuario@gmail.com
  • Contraseña: aquí escribiremos la contraseña de nuestra cuenta.

Hecho esto, pulsaremos en el botón Más configuraciones.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

Seleccionamos la ficha Servidor de salida, activamos la casilla Mi servidor de salida (SMTP) requiere autentificación y dejamos seleccionada la opción, que aparece marcada por defecto, Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada.

Para terminar, en esta misma ventana, hacemos clic sobre la ficha Avanzadas.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

En esta ficha, activamos la casilla Este servidor requiere una conexión cifrada (SSL) tanto del apartado Servidor de entrada como del Servidor de salida.

Por último, modificamos el puerto del Servidor de Salida para que sea el 465. y pulsamos el botón Aceptar.

Finalmente, podemos pulsar el botón Probar la configuración de la cuenta para comprobar que la cuenta está correctamente configurada. Si es así, la ventana que nos debería aparecer sería la siguiente.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

Ordenar correo automáticamente en carpetas con Microsoft Office Outlook

Tal y como escribí ayer, hoy os explicaré cómo configurar el correo para que se ordene en carpetas automáticamente utilizando Microsoft Office Outlook.

Lo primero que tendremos que hacer será abrir Microsoft Office Outlook y acceder a la opción del menú Herramientas -> Reglas y alertas.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office Outlook
En la pantalla que nos aparecerá al pulsar sobre esta opción, haremos clic sobre el botón Nueva regla que lo tenemos en la ficha Reglas de correo electrónico.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office OutlookEn esta ventana, podemos seleccionar si queremos crear una regla en blanco o a partir de una plantilla. En este caso, utilizaré la segunda opción, iniciar desde una regla en blanco, ya que la opción de crearla a partir de una plantilla es bastante fácil y la podéis sacar vosotros mismos.

Al seleccionar la opción Iniciar desde una regla en blanco, nos aparecerán las siguientes opciones en pantalla.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office Outlook Como queremos ordenar los mensajes que nos lleguen a nuestro correo, dejaremos seleccionada la opción Comprobar los mensajes cuando lleguen y pulsaremos el botón Siguiente.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office Outlook
Como ejemplo, voy a añadir una regla que mueve los mensajes con una determinada dirección de correo a una carpeta.

Para ello, en el primer paso de la ventana anterior seleccionaremos la opción De personas o lista de distribución y, en el segundo paso, haremos clic en Personas o lista de distribución.

En la ventana siguiente, seleccionaremos el contacto y pulsaremos el botón Aceptar. Si no tenemos el contacto creado, lo podremos añadir pulsando el botón Avanzadas -> Nuevo.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office OutlookAl pulsar el botón Aceptar, nos aparecerá de nuevo la pantalla anterior y haremos clic sobre el botón Siguiente.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office Outlook
En esta nueva pantalla, seleccionaremos, en el paso 1, la opción Mover a la carpeta especificada y, en el paso 2, haremos clic sobre el enlace Especificada para seleccionar la carpeta a la que queremos mover el mensaje que tenga la dirección especificada en los anteriores pasos del asistente.

Hecho esto, podremos pulsar el botón Finalizar para dar por concluída la creación de esta regla.

Opciones de seguimiento para mensajes

Desde Microsoft Office Outlook, podemos realizar un seguimiento de los mensajes de correo electrónico que enviamos.

¿A qué me refiero con esto de realizar un seguimiento? Bien fácil, a saber si el mensaje ha llegado al buzón de la persona a la que se lo estamos enviando y si ésta lo ha leído.

Para activar estas opciones de seguimiento, abrimos Microsoft Office Outlook y accedemos a la opción del menú Herramientas -> Opciones.

Opciones de seguimiento para mensajesEn la ventana que nos aparece, pulsaremos sobre el botón Opciones de correo electrónico

Opciones de seguimiento para mensajesa continuación, haremos clic sobre el botón Opciones de seguimiento

Opciones de seguimiento para mensajesy activaremos las casillas Confirmación de entrega, que nos permitirá conocer el resultado del envío, y Confirmación de lectura, que nos permitirá saber cuando ha sido leído el mensaje.

Enviar presentación de powerpoint con vídeos por email

El otro día me llegó una pregunta al email sobre cómo insertar los vídeos en una presentación de Microsoft PowerPoint para que ésta pueda ser enviada por correo y que el usuario reciba los vídeos.

Lo primero aclarar que, a día de hoy, Microsoft Powerpoint no tiene la opción para poder incrustar los vídeos en la presentación tal y como lo hacíamos con los sonidos.

¿Cómo lo podemos solucionar?
Se puede hacer de varias formas: adjuntando los vídeos como archivos independientes en el propio mensaje que mandamos, utilizando la opción Empaquetar para CD-ROM que dispone PowerPoint o convirtiendo la presentación a vídeo.

Dado que el usuario lo que quiere normalmente es enviar un solo archivo que englobe todo, y las dos primeras opciones que os he citado no hacen esto, me centraré en la última, la de convertir la presentación de PowerPoint a vídeo.

Para ello, tenemos varios programas que hacen esta función como por ejemplo PowerPoint to Video v1.3.0, ppt2dvd, presentation to video converter, programas gratuitos de softonic o incluso cualquiera que nos permita grabar la actividad en pantalla de nuestro ordenador.

Antes de terminar, aclarar que estos programas nos sirven si ya tenemos creada la presentación en powerpoint, pero si aún no la tenemos creada, os aconsejo utilizar el programa Windows Movie Maker cuyo funcionamiento quedó explicado en esta entrada anterior del blog.

Configurar cuenta de Hotmail en Outlook

Para configurar una cuenta de Hotmail en Microsoft Office Outlook, necesitaremos instalar el complemento Microsoft Office Outlook Connector.

configurar cuenta de hotmail en outlook

Proteger presentación para que no pueda ser modificada

En muchas ocasiones hemos recibido alguna presentación de powerpoint y hemos visto que no podíamos modificarla.

proteger presentacion para que no pueda ser modificada
A continuación veremos cómo crear una presentación para que no pueda ser modificada por ningún usuario y siempre permanezca tal y como la hemos creado nosotros.

Guardar archivos de una presentación de powerpoint

En alguna ocasión os habrá ocurrido que os han mandando una presentación de powerpoint y os gusta alguna foto o la música que lleva insertada y queréis tenerla para aplicarla en otras presentaciones o establecer una de las imágenes como fondo de escritorio.

guardar archivos de una presentación de powerpoint

Reproducir presentación de powerpoint automáticamente

En algunas ocasiones habréis visto que nos mandan por correo presentaciones de powerpoint que se abren automáticamente al hacer doble clic sobre ellas y nos hemos preguntado cómo lo han hecho.

reproducir presentación de powerpoint automáticamente - imagen principal del post

Enviar presentación de powerpoint con música por email

Siguiendo con el tema de las presentaciones de Microsoft Powerpoint, alguna vez nos habrá pasado que hemos realizado una presentación de powerpoint con su correspondiente música y llega la hora de enviársela a algún amigo.

enviar presentacion powerpoint con musica por email - img principal

Adjuntamos la presentación al correspondiente mensaje de correo electrónico y se la enviamos a nuestro amigo.

Insertar música de fondo en una presentación de powerpoint

En alguna ocasión nos habrá pasado que estamos realizando una presentación de fotos con el programa Microsoft Powerpoint, y queremos añadirle una música de fondo que dure a lo largo de toda la presentación.

Música de fondo en presentación de powerpoint - imagen principal del post